УКРАЇНА
БОГУНСЬКА РАЙОННА РАДА м. ЖИТОМИРА
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
Р І Ш Е Н Н Я
від 15.12.15 № 107
Про Регламент виконавчого комітету
Богунської районної ради м. Житомира
Житомирської області
Відповідно до Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" та рішення районної ради від 12.11.15 № 13 "Про утворення, кількісний та персональний склад виконавчого комітету Богунської районної ради м. Житомира Житомирської області", виконавчий комітет районної ради
ВИРІШИВ:
1. Затвердити Регламент виконавчого комітету Богунської районної ради м. Житомира Житомирської області згідно з додатком.
2. Заступникам голови ради, керуючому справами виконкому, керівникам відділів апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради забезпечити дотримання затвердженого Регламенту.
3. Рішення виконавчого комітету районної ради від 15.12.10 № 126 "Про Регламент виконавчого комітету Богунської районної ради м. Житомира Житомирської області" із змінами, внесеними рішеннями виконавчого комітету районної ради від 16.03.11 № 32, від 15.06.11 № 66 та від 14.02.12 № 12 визнати такими, що втратили чинність.
4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступників голови ради та керуючого справами виконкому.
Голова ради О.С. Блощинський
Додаток
до рішення виконавчого комітету районної ради
від 15.12.15 № 107
РЕГЛАМЕНТ
виконавчого комітету Богунської районної ради м. Житомира Житомирської області
Розділ 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1. Регламент виконавчого комітету Богунської районної ради м. Житомира Житомирської області (далі виконавчого комітету) розроблений відповідно до вимог Конституції України, Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", Регламенту районної ради. Він регулює роботу виконавчого комітету, встановлює порядок підготовки і проведення його засідань, внесення питань на розгляд, організації і здійснення контролю за виконанням власних рішень, розпоряджень, інших документів вищих органів влади і місцевого самоврядування та поширюється на роботу усіх відділів, працівників (спеціалістів) апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради.
2. Регламентом виконавчого комітету визначається порядок організації діловодства, прийому громадян та розгляду їх звернень, проведення нарад, інших заходів, а також порядок діяльності апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради по забезпеченню виконання покладених на них функцій.
3. Діловодство у виконавчому комітеті ведеться державною мовою.
4. Свою роботу виконавчий комітет будує на засадах законності, відкритості, колегіальності, персональної відповідальності членів виконавчого комітету, поєднання загальнодержавних і місцевих інтересів, взаємодії з іншими органами виконавчої влади та місцевого самоврядування, трудовими колективами, громадськими організаціями та політичними партіями.
5. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх виконавчих органів районної ради та їх посадових осіб. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для притягнення до дисциплінарної відповідальності відповідно до Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" та Кодексу законів про працю України.
6. Відповідно до статей 11, 51 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" виконавчий комітет є виконавчим органом районної ради і утворюється радою на строк її повноважень. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку, реєстраційний та особовий рахунки в органах державного казначейства. Після закінчення повноважень ради, голови районної ради виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.
7. Кількісний склад виконавчого комітету визначається районною радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією голови ради.
8. Виконавчий комітет утворюється у складі голови районної ради, його заступників, керуючого справами виконкому, а також керівників відділів та виконавчих органів районної ради, інших осіб.
До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати районної ради, крім заступника голови ради.
9. Очолює та здійснює керівництво виконавчим комітетом голова районної ради, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій – заступник голови ради на підставі його розпорядження.
10. Особи, які входять до складу виконавчого комітету, крім тих, хто працює у виконавчих органах ради на постійній основі, на час засідань виконавчого комітету, а також для здійснення повноважень в інших випадках, звільняються від виконання виробничих або службових обов’язків з відшкодуванням їм середнього заробітку за основним місцем роботи та інших витрат, пов’язаних з виконанням обов’язків члена виконавчого комітету, за рахунок коштів бюджету району.
11. На осіб, які входять до складу виконавчого комітету і працюють в ньому на постійній основі, поширюються вимоги щодо обмеження сумісності їх діяльності з іншою роботою, встановлені Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні".
12. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним районній раді, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним виконавчому комітету Житомирської міської ради.
Розділ 2. ПОВНОВАЖЕННЯ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ
13. Виконавчий комітет розглядає і вирішує питання, що віднесені Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" до відання виконавчих органів ради та діє у відповідності до рішення Житомирської міської ради від 25.02.03 № 160 "Про визначення обсягів і меж повноважень Богунської та Корольовської районних рад у м. Житомирі та їх виконавчих органів".
14. Виконавчий комітет:
14.1. Попередньо розглядає проекти районних соціальних та інших цільових програм з питань місцевого самоврядування відповідно до делегованих повноважень, бюджету району, проекти окремих рішень з питань, що вносяться на розгляд районної ради.
14.2. Координує діяльність відділів апарату районної ради та її виконавчого комітету, управління праці та соціального захисту населення, фінансового відділу та інших виконавчих органів ради, заслуховує звіти про роботу їх керівників.
14.3. Організує виконання рішень ради, затверджених нею планів та програм, бюджету району. Здійснює також окремі повноваження, делеговані державою, обласною державною адміністрацією.
14.4. Має право змінювати або скасовувати розпорядчі документи підпорядкованих йому відділів, управління праці та соціального захисту населення, фінансового відділу, а також їх посадових осіб.
15. Виконавчий комітет для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчих органів ради, утворює комісії (ради), затверджує їх персональний склад, положення про них та, при необхідності, вносить зміни до їх складу. В своїй діяльності комісії (ради) підзвітні виконавчому комітету.
Засідання комісій (рад) при виконавчому комітеті проводяться відповідно до положень про них.
16. Рішення виконавчого комітету, прийняті в межах його повноважень, є обов’язковими для виконання всіма розташованими на території району об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на його території. Виконавчий комітет здійснює контроль за ходом їх виконання всіма перерахованими вище суб’єктами.
Розділ 3. РОЗПОДІЛ ОБОВ’ЯЗКІВ МІЖ ГОЛОВОЮ, ЗАСТУПНИКАМИ ГОЛОВИ, КЕРУЮЧИМ СПРАВАМИ ВИКОНКОМУ, ІНШИМИ ЧЛЕНАМИ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ, ПЛАНУВАННЯ ЙОГО РОБОТИ
17. Розгляд питань, що належать до повноважень виконавчого комітету проводиться головою ради, його заступниками, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.
18. Розподіл обов’язків між головою ради, його заступниками, керуючим справами виконкому, іншими членами виконавчого комітету здійснюється головою ради та затверджується відповідним рішенням виконавчого комітету.
19. Робота керівництва виконавчого комітету проводиться за квартальними планами, які затверджуються головою ради.
20. Робота відділів апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради та інших структурних підрозділів проводиться за квартальними планами, які затверджуються головою ради, його заступниками та керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.
Посадові особи місцевого самоврядування, які не входять до складу відділів апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради, планують свою роботу на місяць. Плани роботи погоджуються з безпосередніми керівниками.
21. Плани роботи виконавчого комітету повинні передбачати заходи, спрямовані на реалізацію державної політики в сфері місцевого самоврядування, виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших вищих органів влади та місцевого самоврядування, районних програм, здійснення інших, наданих державою, а також делегованих Житомирською міською радою, повноважень. План роботи виконавчого комітету включає основні розділи:
21.1. Перелік питань, які пропонуються для розгляду на засіданнях виконавчого комітету.
21.2. Питання для розгляду в порядку контролю за виконанням раніше прийнятих рішень.
21.3. Питання, що розглядатимуться на засіданнях виконкому районної ради при необхідності.
21.4. Перелік документів органів влади вищого рівня для розгляду в порядку контролю.
21.5. Організаційно-масові заходи.
22. Планування роботи виконавчого комітету здійснюється на основі пропозицій голови ради, його заступників, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів районної ради за попереднім погодженням із заступниками голови ради, керуючим справами виконкому відповідно розподілу обов’язків.
23. Пропозиції до плану роботи виконавчого комітету подаються організаційному відділу апарату ради та виконкому на І півріччя до 10 жовтня року, що передує та на ІІ півріччя до 10 квітня відповідного року.
24. Організаційний відділ апарату районної ради та виконкому на основі поданих пропозицій складає проект рішення про план роботи і вносить його на розгляд виконавчого комітету. Контроль за формуванням планів роботи виконавчого комітету здійснюється керуючим справами виконкому.
25. Проект рішення про план роботи виконавчого комітету візується заступниками голови ради, керуючим справами виконкому, керівниками виконавчих органів ради, завідувачами організаційного та загального відділів та юрисконсультом апарату ради та виконкому. План роботи не пізніше, ніж у шестиденний термін після його затвердження доводиться до виконавців.
26. Включення додаткових питань до затвердженого плану роботи виконавчого комітету, що потребують вирішення, або виключення окремого питання з плану роботи здійснюється за погодженням голови ради.
27. Про виконання заходів, передбачених планом роботи виконавчого комітету, організаційним відділом апарату районної ради та виконкому готується узагальнююча довідка, яка подається на розгляд керуючого справами виконкому.
28. Контроль за виконанням планів роботи виконкому здійснюють заступники голови ради, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів ради, загальний відділ апарату ради та виконкому.
29. З метою деталізації поточного плану та врахування питань, що виникають у ході діяльності виконкому, організаційний відділ апарату районної ради та виконкому готує календарний план роботи (поточний план основних організаційних заходів).
30. Для підготовки календарного плану керівники виконавчих органів ради та відділів апарату районної ради та її виконавчого комітету за сім днів до початку місяця подають до організаційного відділу погоджені із заступниками голови ради, керуючим справами виконкому пропозиції до плану, де вказується назва заходу, дата, час і місце його проведення та відповідальний за його організацію.
Розділ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ
Порядок підготовки рішень виконкому
31. Виконавчий комітет у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконкому включає ініціювання в підготовці проекту рішення та розробку проекту рішення.
Ініціативу у виконавчому комітеті мають голова ради, його заступники, керуючий справами виконкому, члени виконкому.
32. Проект рішення виконкому повинен містити:
32.1. Обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів влади вищого рівня, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше доручень керівництва тощо).
32.2. Посилання на норми чинного законодавства.
32.3. Джерела фінансування запропонованих заходів.
32.4. Інформацію щодо виконання документів з цього приводу, що були прийняті раніше.
32.5. Усі необхідні візи та погодження.
32.6. План організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою).
32.7. Якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії, до складу якої включені інші посадові особи, кандидатури з їх складу узгоджуються з ними особисто та їх керівником усно з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами "за згодою", прізвище, ім’я, по батькові члена комісії вказуються повністю.
32.8. Кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання.
32.9. Інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа.
33. До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та усі матеріали, на які є посилання у проекті рішення, відповідна довідка, а також інформація про доповідача та співдоповідачів, список запрошених осіб; перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення, а при необхідності – висновки відповідної комісії районної ради чи виконкому.
34. Якщо проект рішення виконавчого комітету готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, що втратили чинність. Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення, завірена печаткою "Канцелярія".
35. У випадку підготовки рішення виконкому на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших нормативних актів органів виконавчої влади, до проекту додається відповідний нормативний акт.
36. Проекти рішень готуються за допомогою комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.
37. Текст проекту рішення складається з двох частин: констатуючої (мотивувальної) і вирішальної. У першій частині викладаються обґрунтування або підстава прийняття рішення, в другій – доручення, завдання, пропозиції, висновки.
38. Обсяг довідки та проекту рішення, як правило, не повинен перевищувати 4 сторінок надрукованих через 1,5 інтервалу.
39. Проекти рішень, довідки та інші матеріали візуються заступниками голови ради (згідно з розподілом обов’язків), керуючим справами виконкому, юрисконсультом апарату ради та виконкому, керівниками відділів та управління, що їх готували.
40. Термін перебування проекту рішення виконавчого комітету на візуванні у кожної посадової особи не повинен перевищувати 2-х днів.
41. У випадку, якщо у посадової особи, яка візує рішення, є зауваження до проекту рішення виконкому, то проект рішення подається на розгляд виконавчого комітету без її візи із зауваженнями, викладеними у письмовій формі, про що робиться відповідна відмітка на проекті.
42. Особи, відповідальні за підготовку питання, подають до організаційного відділу апарату районної ради та виконкому належним чином погоджені проекти рішень райвиконкому на електронних носіях для оприлюднення не пізніше як за 20 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття.
43. Відповідальність за підготовку матеріалів на засідання виконавчого комітету, явку запрошених покладається на заступників голови ради, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів ради та членів виконавчого комітету згідно з розподілом функціональних обов’язків.
44. Матеріали на засідання виконавчого комітету підготовлені без віз, з порушенням встановленого терміну та вимог діловодства не приймаються.
Порядок підготовки засідань виконкому
45. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання.
Засідання виконавчого комітету скликаються головою ради, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – заступником голови ради в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць.
46. Засідання виконавчого комітету проводяться відповідно до плану роботи, які складаються на півріччя та затверджуються рішенням виконавчого комітету, один (в разі необхідності два рази) на місяць, як правило, кожного третього вівторка.
47. На засідання виконкому вносяться одне-два основні питання згідно з планом роботи та інші питання відповідно до делегованих міською радою повноважень.
48. Порядок денний засідання виконавчого комітету складається загальним відділом апарату ради та виконкому (далі загальний відділ).
49. Посадові особи, відповідальні за підготовку основних планових питань на засідання виконавчого комітету, не пізніше як за 35 днів до чергового засідання готують та подають на затвердження голови ради відповідний план, яким передбачається склад робочої групи під головуванням заступників голови ради або керуючого справами виконкому.
50. До складу робочої групи можуть залучатися члени виконавчого комітету, голови постійних комісій та окремі депутати районної ради, спеціалісти відповідних галузей та інші особи за їх згодою.
51. Керівник робочої групи опрацьовує з її членами конкретний робочий план підготовки питання, забезпечує організацію його виконання, несе персональну відповідальність за якість підготовки питання на засідання виконкому.
52. Члени робочої групи за дорученням її керівника всебічно вивчають заплановане до розгляду виконавчим комітетом питання, проводять необхідні перевірки, опитування, зустрічі, роблять необхідні висновки та вносять пропозиції до проекту рішення.
53. Результати перевірки з тих чи інших питань попередньо обговорюються на засіданні робочої групи в присутності усіх зацікавлених осіб, членів виконкому або представників відповідного виконавчого органу районної ради, де визначаються конкретні заходи щодо усунення недоліків, виявлених при вивченні питання.
54. Матеріали з основного планового питання, що вноситься на розгляд виконкому включають:
54.1. Проект рішення з візами погодження.
54.2. Додатки до проекту рішення (якщо вони є).
54.3. Довідку по суті питання, підписану працівниками, які її готували.
54.4. Список осіб, які запрошуються на засідання виконкому.
54.5. Список осіб, яким запропоновано виступити по суті питання.
54.6. Перелік виконавчих органів районної ради, підприємств, установ , організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття.
55. Організація підготовки основних запланованих питань для розгляду на засіданнях виконкому (у день засідання виконавчого комітету), реєстрація прибувших на засідання запрошених здійснюється членами робочої групи.
56. Додаткові питання на засідання виконавчого комітету вносяться у виняткових випадках, що стосуються наступних питань: фінансових, аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду, документів прокурорського реагування та інших питань при наявності у членів виконкому підготовлених документів, з якими вони повинні бути ознайомлені заздалегідь до засідання виконкому.
Вносити додаткові питання до порядку денного засідання виконкому можуть тільки члени виконкому.
Рішення про включення додаткових питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом голосування.
57. Підготовлені проекти рішень, попередньо погоджені належним чином, та довідки до них подаються особами, відповідальними за підготовку питання, на паперових носіях до загального відділу не пізніше, ніж за 6 днів до дня засідання виконавчого комітету, та за два дні передаються його членам для ознайомлення.
Загальний відділ контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.
58. У випадках порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає голові ради, який погоджує внесення цього питання на розгляд виконавчого комітету районної ради.
Порядок проведення засідань виконкому
59. Засідання виконавчого комітету веде голова ради, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – заступник голови ради. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.
60. Засідання виконавчого комітету проводяться, як правило, один раз на місяць кожного третього вівторка.
У випадку необхідності голова ради може скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання виконавчого комітету та підготовка проектів рішень може здійснюватися у день проведення цього засідання.
61. Засідання виконавчого комітету проводяться, як правило, у малій залі засідань (кімната № 318). Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому організовує керуючий справами виконкому.
62. На засідання виконавчого комітету запрошуються керівники відділів апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради. У засіданні можуть брати участь депутати районної ради, представники державних органів, керівники підприємств, установ та організацій або їх представники, громадяни відповідно до внесених на розгляд питань.
На засіданнях мають право бути присутніми представники засобів масової інформації, головний спеціаліст-юрисконсульт апарату ради та виконкому, завідувач загального відділу.
63. Інформування членів виконкому про дату, час і місце проведення засідання здійснює загальний відділ. Відповідальний за підготовку проекту рішення перед початком засідання подає голові ради список присутніх запрошених із запланованого питання.
64. Член виконавчого комітету зобов’язаний брати участь в його засіданні особисто. Якщо такої можливості немає – питання відсутності погоджується з головою ради.
65. На час доповіді або виступу головуючого на засіданні, ведення засідання може бути доручене іншій особі – члену виконкому.
66. Головуючий на засіданні виконавчого комітету:
66.1. Відкриває, закриває та неупереджено веде засідання, оголошує перерви в засіданнях.
66.2. За пропозицією членів виконкому, вносить зміни до порядку денного засідання виконавчого комітету.
66.3. Організовує розгляд питань.
66.4. Надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача.
66.5. Забезпечує дотримання цього Регламенту всіма присутніми на засіданні.
66.6. Вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з урахуванням висловлених пропозицій у ході обговорення.
67. Порядок денний затверджується на початку засідання. З основних планових питань на засіданні доповідають заступники голови ради, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів ради, їх відділів. Із співдоповідями можуть виступати голови постійних комісій районної ради та інші.
Доповідачам для виступу з основних питань надається до 15 хвилин, співдоповідачам – до 7 хвилин, з інших питань та виступаючим – до 5 хвилин.
Засідання виконавчого комітету розпочинаються, як правило, о 10 годині, перерва оголошується через 2 години роботи на 10 хвилин.
68. Голова ради, заступники голови районної ради, керуючий справами виконкому, члени виконкому беруть участь у розгляді, підготовці і прийнятті рішень виконавчого комітету за умови самостійного публічного оголошення про конфлікт інтересів під час засідання райвиконкому, на якому розглядається відповідне питання. Для самостійного публічного оголошення про конфлікт інтересів вищевказаним особам надається слово.
69. Будь-хто із присутніх може виступити на засіданні виконкому після надання йому слова головуючим. З одного і того ж питання присутній може виступити не більше двох разів.
70. Особи, присутні на засіданні виконкому, повинні утримуватися від публічних проявів свого ставлення до того, що відбувається на засіданні, не порушувати порядок, а також не коментувати прийнятих рішень чи процесу їх обговорення.
71. Після обговорення, заключного слова доповідача і співдоповідача, головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування.
На голосування ставляться усі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням головуючий на засіданні формулює зміст питання, що буде ставитись на голосування, і, якщо немає заперечень, пропонує провести голосування щодо нього. Рішення приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконкому. Кількість голосів підраховується головуючим, після чого ним оголошуються результати голосування.
72. Рішення виконавчого комітету може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення не надійшли зауваження і на цьому не наполягає жоден із членів виконкому.
73. У разі незгоди голови районної ради з прийнятим рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд районної ради.
74. Рішення, прийняті на засіданні виконкому, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, упродовж трьох днів після засідання остаточно редагуються і візуються відповідними посадовими особами і через загальний відділ подаються на підпис голові ради.
75. Додатки до рішень виконавчого комітету підписуються керуючим справами виконкому та візуються відповідними керівниками виконавчих органів ради та їх відділів.
76. Особи, відповідальні за підготовку питання, у шестиденний термін подають до організаційного відділу апарату районної ради та виконкому прийняті рішення у електронному вигляді для оприлюднення на офіційному веб-сайті Житомирської міської ради в розділі "Богунська районна рада".
77. Рішення виконавчого комітету реєструються в загальному відділі шляхом присвоєння дати та порядкового номера і розсилаються згідно з переліком розсилки в шестиденний термін. Після отримання рішень, виконавці в триденний термін, за необхідністю готують витяги з рішень, засвідчують їх у загальному відділі та надсилають юридичним і фізичним особам. Датою рішення є дата його прийняття виконкомом. Дата і номер зазначаються у визначеному бланком місці. Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням упродовж календарного року.
78. Оригінали рішень з додатками до них та протоколом засідання райвиконкому підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у керуючого справами виконкому до передачі в архівний підрозділ виконавчого комітету районної ради. Після закінчення встановлених граничних строків зберігання в архівному підрозділі районної ради протоколи засідань виконавчого комітету передаються для постійного зберігання до архівного відділу Житомирської міської ради.
79. Голова районної ради в межах своїх повноважень видає розпорядження, про які інформує виконавчий комітет на чергових засіданнях.
80. Рішення виконавчого комітету можуть бути оскаржені до районної ради, Житомирської міської ради, що делегувала виконавчому комітету відповідні повноваження та в судовому порядку.
81. Засідання виконавчого комітету протоколюються. Ведення протоколу здійснює загальний відділ. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідань виконавчого комітету підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконкому і візується завідувачем загального відділу не пізніше як через сім днів після засідання. У протоколі зазначаються дата і час проведення засідання, кількість членів виконкому, присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища виступаючих, результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконкому.
82. Протоколи виконавчого комітету разом з копіями рішень райвиконкому не пізніше ніж у 15-денний термін після проведення засідання надсилаються до виконавчого комітету Житомирської міської ради.
83. Оригінали рішень та протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету. Копії рішень виконавчого комітету засвідчуються печаткою "Канцелярія".
Організація контролю за виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень голови ради
84. Організація та стан контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень голови ради покладається на керуючого справами виконкому та загальний відділ.
85. Фактичний контроль виконання рішень райвиконкому, розпоряджень голови ради здійснюють заступники голови ради, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів ради відповідно до їх повноважень та розподілу обов’язків.
86. Відповідальність за виконання рішень райвиконкому, розпоряджень голови ради несуть посадові особи, до компетенції яких входить вирішення питань, що містяться в документах.
87. Загальний відділ після засідання виконкому у триденний термін визначає перелік рішень виконкому для взяття їх на контроль.
Контролю підлягають рішення виконавчого комітету, що висвітлюють виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, загальнодержавних, загальноміських та загальнорайонних програм, розгляд планових питань на засіданнях райвиконкому, роботу виконавчих органів ради тощо; затвердження планів роботи, заходів, внесення змін в рішення, внесення питань на розгляд районної ради та інші рішення виконкому, в яких зазначаються строки, порядок виконання та відповідне виділення бюджетних асигнувань.
88. Загальний відділ здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень виконавчого комітету та розпоряджень голови ради.
89. Особи, які порушили строки виконання рішень виконкому, розпоряджень голови ради, притягуються до дисциплінарної відповідальності.
90. Посадові особи, на яких покладено контроль за виконанням рішень, розпоряджень голови, надають голові ради письмову інформацію про виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень голови ради за 3 дні до визначених контрольних строків в документі, а про хід виконання рішень та розпоряджень довгострокової дії – за підсумками кожного календарного року в січні.
91. Виконавці також надають інформації про виконання рішень, розпоряджень голови, в яких не визначені конкретні строки виконання, по закінченню річного терміну після прийняття рішення, розпорядження.
92. Інформації та звіти про хід виконання рішень виконавчого комітету підписується особами, на яких покладений контроль за виконанням.
93. При неможливості виконати у встановлені строки рішення, особа, на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку виконання з письмовим обґрунтуванням причин.
При письмовому обґрунтуванні причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень, голова ради погоджує та визначає строк їх остаточного виконання.
94. Загальний відділ здійснює контроль виконання доручень за підсумками проведення нарад, особистого прийому громадян та доручень, безпосередньо даних головою ради.
Відповідальність за виконання доручень несуть особи, яким вони дані.
95. Рішення виконавчого комітету, розпорядження голови ради знімаються з контролю лише після виконання усіх поставлених завдань.
Підставою для зняття з контролю рішень райвиконкому, розпоряджень голови ради є наявність письмової інформації про їх виконання.
96. Рішення, які виконані у вказані строки та в повному обсязі, знімаються з контролю на засіданні виконавчого комітету, про що приймається відповідне рішення виконавчого комітету. Рішення про зняття з контролю розпоряджень приймає голова ради.
Після зняття документа з контролю всі матеріали здаються в загальний відділ.
Розділ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА
97. Всю роботу по діловодству виконавчого комітету організує і здійснює загальний відділ.
98. Діловодство та порядок роботи зі службовими документами регулюються Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 та Інструкцією з діловодства в Богунській районній раді м. Житомира та її виконавчих органах, затвердженою рішенням виконавчого комітету від 20.10.15 № 95.
Розділ 6. ОРГАНІЗАЦІЯ РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ І ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН
99. Всю роботу по діловодству за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами (далі звернення) громадян у районній раді та виконавчому комітеті організує і здійснює загальний відділ.
100. Організація роботи щодо розгляду звернень та особистого прийому громадян здійснюється згідно з вимогами статті 40 Конституції України, законів України "Про звернення громадян", "Про місцеве самоврядування в Україні", Указу Президента України від 07.02.08 № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.97 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", Інструкції з діловодства в Богунській районній раді м. Житомира та її виконавчих органах, затвердженої рішенням виконавчого комітету від 20.10.15 № 95 та інших нормативних документів.
101. Письмові звернення громадян, які надійшли до районної ради та виконавчого комітету, голови районної ради, його заступників, керуючого справами виконкому розглядаються в порядку і в терміни згідно із Законом України "Про звернення громадян" та інших нормативно-правових актів щодо звернень громадян.
Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" розглядаються особисто головою районної ради, а в разі його відсутності – заступником голови ради.
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане заявником (заявниками), а також таке, з якого неможливо встановити заявника, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
102. Усі звернення громадян приймаються та централізовано реєструються у день їх надходження спеціалістом загального відділу, який відповідає за контроль та облік звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональним комп’ютером.
103. Особистий прийом громадян та прямий телефонний зв’язок проводиться головою районної ради, його заступниками, керуючим справами виконкому, керівниками відділів апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради регулярно – у встановлені дні та години (згідно із графіком, затвердженим рішенням виконавчого комітету).
У районній раді та її виконавчих органах ведеться жунальний облік особистого прийому громадян.
Попередньо співбесіду з громадянами та запис їх на прийом до голови ради, керуючого справами виконкому проводить секретар голови, а до заступників голови ради – секретар-друкарка. Короткий зміст звернень та особисті дані громадян вносяться в журнал особистого прийому секретарями на підставі паспорта або посвідки про особу.
104. Письмові звернення, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональним комп’ютером.
105. Графіки особистого прийому громадян та прямого телефонного зв’язку керівництвом районної ради та виконкому оприлюднюються на офіційному веб-сайті Житомирської міської ради в розділі "Богунська районна рада".
106. Громадяни, які звернулися до районної ради та виконавчого комітету, отримують відповіді про результати розгляду їх звернень у терміни, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".
107. Відповіді за результатами розгляду звернень готують ті відповідальні посадові особи, яким доручено звернення для розгляду та організації його виконання.
Відповіді громадянам підписують голова районної ради, його заступники, керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків та візують особи, яким доручався розгляд звернення.
108. Відповідальність за несвоєчасне (або не в повному обсязі) надання відповідей громадянам за їх зверненнями несуть відповідальні посадові особи, які розглядали звернення у порядку, передбаченому чинним законодавством.
109. Контроль за повним, кваліфікованим і об’єктивним розглядом звернень громадян, додержанням встановлених законодавством термінів їх розгляду та своєчасним наданням відповідей авторам, виконанням доручень, даних керівництвом районної ради та виконавчого комітету під час прийому громадян, здійснює спеціаліст загального відділу.
110. Загальний відділ регулярно проводить аналітичну роботу за зверненнями громадян, моніторинг реагування на звернення та інформує про це голову ради.
Розділ 7. ПРОВЕДЕННЯ НАРАД, СЕМІНАРІВ, УРОЧИСТИХ ЗАХОДІВ
111. Наради, семінари, урочисті та інші масові заходи проводяться за рішенням виконавчого комітету та розпорядженням голови районної ради.
112. Відділи, управління праці та соціального захисту населення районної ради, відповідальні працівники апарату районної ради та її виконавчого комітету, які готують нараду, семінар, урочистий чи інший масовий захід не пізніше, як за п’ять днів до проведення цих заходів зобов’язані погодити з головою ради, заступниками голови і керуючим справами виконкому (згідно з розподілом обов’язків) план проведення, тези, доповіді, резолюції, звернення, вітальні листи, пропозиції про час, місце, кількість і склад учасників, кількість і характер питань, які вносяться на розгляд, тривалість роботи.
Питання використання приміщення, озвучення заходу вирішується керуючим справами виконкому.
113. Голова районної ради щомісячно, як правило, в перший вівторок місяця, проводить розширену апаратну нараду з керівниками і спеціалістами відділів апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради. Підготовка таких нарад здійснюється загальним відділом за погодженням з керуючим справами виконкому.
114. Голова ради, заступники голови ради, керуючий справами виконкому для обговорення поточних питань проводять оперативні наради.
Такі наради продовжуються, як правило, не більше 30 хвилин. Час для виступів не перевищує 3-5 хвилин. Дата, час, список осіб, які викликаються на нараду та відповідальні за підготовку, проведення і документування цих засідань визначаються відповідно головою ради, заступниками голови чи керуючим справами виконкому.
Розділ 8. РОБОТА З КАДРАМИ, ВІДПУСТКИ, ВІДРЯДЖЕННЯ, НАГОРОДЖЕННЯ, РЕЖИМ РОБОТИ ПРАЦІВНИКІВ
115. Робота з кадрами в апараті районної ради та її виконавчому комітеті, виконавчих органах ради проводиться з метою комплексного вирішення питань комплектування апарату кваліфікованими спеціалістами та забезпечення реалізації загальних напрямків державної кадрової політики.
Проводиться персональний облік кадрів, атестація посадових осіб апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради (один раз на чотири роки), щорічна оцінка виконання посадовими особами покладених на них обов’язків і завдань, аналіз їх якісного складу, створення кадрового резерву, підготовка і підвищення кваліфікації працівників.
116. Керівники управління праці та соціального захисту населення районної ради, відділів, посадові особи місцевого самоврядування, технічні працівники та службовці призначаються і звільняються з посади розпорядженням голови районної ради.
Заступник голови ради з питань діяльності виконавчого органу, керуючий справами виконкому затверджуються і звільняються з посади рішенням районної ради за пропозицією голови ради.
117. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.
На кожну посадову особу формується особова справа згідно з порядком ведення особових справ посадових осіб місцевого самоврядування.
Особи, які вперше зараховуються на службу в органи місцевого самоврядування, приймають присягу і підписують її текст, визначений статтею 11 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", про що робиться запис у трудовій книжці.
118. Основна щорічна відпустка працівникам надається згідно затвердженого графіку відпусток на підставі письмової заяви, погодженої з безпосереднім керівником, за розпорядженням голови ради, яке видається не пізніше як за 14 днів до початку відпустки. За згодою сторін відпустка працівника може бути перенесена на інший період.
Розпорядження на виїзд у відрядження видає голова ради або особа, яка виконує його обов’язки.
119. Клопотання та відповідні матеріали про відзначення державними нагородами або президентськими відзнаками та про присвоєння почесних звань України подаються до обласної державної адміністрації головою районної ради.
Клопотання про нагородження Почесними грамотами та Грамотами виконавчого комітету або відзначення Подякою голови ради подаються не пізніше як за сім днів до терміну їх вручення згідно Положень, які затверджені відповідними рішеннями районної ради і виконавчого комітету.
120. Для працівників апарату районної ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів ради встановлюється єдиний режим роботи.
121. Майно, що знаходиться в робочих кабінетах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники виконавчого комітету та виконавчих органів ради несуть відповідальність за збереження і правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його матеріально-відповідальній особі.
Винесення майна з адмінбудинку, перенесення його з однієї кімнати в іншу проводиться лише з дозволу матеріально-відповідальної особи.
122. Паління в приміщеннях виконавчих органів районної ради забороняється.
Керуючий справами виконкому Л.В.Согріна
