Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» виконком міської ради розглядає пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги громадян (далі - звернення) та повідомляє авторів про результати розгляду письмово або усно.
Організація роботи з розгляду звернень та особистого прийому громадян у виконкомі міської ради покладається на відділ по роботі зі зверненнями громадян міської ради, що підпорядковується керуючому справами міськвиконкому.
Організація роботи щодо розгляду звернень громадян та особистого прийому громадян у виконавчих органах міської ради здійснюється згідно з вимогами Конституції України, Закону України «Про звернення громадян» та інших нормативно-правових актів Президента України та Кабінету Міністрів України.
Звернення громадян, отримані виконавчими органами міської ради, що відповідають вимогам ст.5 Закону України «Про звернення громадян», реєструються, скануються і передаються на розгляд керівництву міської ради.
Порушені у зверненнях громадян до міської ради питання розглядаються міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючим справами міськвиконкому відповідно до розподілу обов’язків.
На виконання ст.ст.14,15,16 Закону України «Про звернення громадян» звернення від Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються безпосередньо міським головою, в разі його відсутності – першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
Громадяни, які звернулися до міської ради, отримують відповіді про результати розгляду звернень у терміни, передбачені ст.20 Закону України «Про звернення громадян».
Відповіді громадянам готують виконавчі органи міської ради, що отримали звернення на розгляд та виконання.
Відповіді громадянам підписують у встановленому законом порядку міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючий справами міськвиконкому відповідно до розподілу обов’язків, або за дорученням міського голови - заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
Відповідальність за несвоєчасне надання відповідей громадянам за їх зверненнями покладається на керівників виконавчих органів міської ради, яким надсилались звернення для розгляду у порядку, передбаченому чинним законодавством.
Контроль за своєчасним наданням відповідей громадянам за їх зверненнями до міської ради здійснюють працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради.
Відповідно до ст.8 Закону України «Про звернення громадян» не розглядаються:
- анонімні звернення;
- повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, про що інформується громадянин письмово, або усно.
Особистий прийом громадян та прямий телефонний зв’язок здійснюються міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами міськвиконкому та керівниками виконавчих органів міської ради згідно з затвердженими графіками.
Графіки особистого прийому громадян та прямого телефонного зв’язку керівництвом міської ради та виконавчих органів міської ради затверджуються рішенням виконкому міської ради, прилюднюються в засобах масової інформації і на офіційному веб-сайті міської ради.
У міській раді попередню співбесіду з громадянами та попередній запис на особистий прийом до керівництва міської ради здійснюють працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради.
Особистий прийом громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради здійснюється у відповідності з затвердженим графіком та за попереднім записом.
Короткий зміст звернень та особисті дані громадян на підставі паспорта або посвідки про особу вносяться працівниками відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради у картку обліку особистого прийому громадян.
За бажанням громадянина відповідь на його звернення на особистому прийомі може бути як письмова, так і усна.
Письмова відповідь за результатами особистого прийому громадян готується згідно з вимогами, зазначеними вище.
Під час проведення особистого прийому громадян міським головою, з ним на прийомі працює начальник відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради, керуючий справами міськвиконкому, перший заступник міського голови; заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керівник виконавчого органу, до компетенції яких згідно з розподілом обов”язків належать порушені громадянами питання.
Під час проведення особистого прийому громадян секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, з ними на прийомі працюють головні спеціалісти відділу діловодства, контролю та господарського забезпечення міської ради. На них покладається контроль за виконанням доручень керівництва міської ради, даних на особистому прийомі громадян.
Надання допомоги в організації роботи зі зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради здійснює відділ по роботі зі зверненнями громадян міської ради.
