Основними завданнями відділу є :
- реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою на території міста;
- забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд і архівні установи;
- забезпечення поповнення Національного архівного фонду докумен-тами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.
Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
- Складає і за погодженням керуючого справами, державного архіву області подає на затвердження виконавчого комітету плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.
- Забезпечує зберігання, облік і охорону:
- документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
- документів Національного архівного фонду, що утворилися у процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об'єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу;
- документів особового походження, що надійшли до відділу;
- фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;
- документів, переданих в установленому законом порядку, на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалеж- но від форм власності, а також об"єднаннями громадян;
- друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що доповнюють доку- менти відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;
- облікових документів і довідкового матеріалу до документів.
- Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.
- Готує матеріали для проведення державним архівом області державної реєстрації документів Національного архівного фонду фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.
- Контролює збирання на території міста та продаж антикварних документів.
- За дорученням Держкомархіву контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.
- Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації пере- важного права держави на їх придбання.
- Складає і за погодженням з керуючим справами, державним архівом області подає на затвердження міськвиконкому список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
- Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об"єднань.
- Приймає на зберігання архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.
- Контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
- Подає міській раді пропозиції щодо створення трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності.
- Інформує міську раду, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законо-давства про Національний архівний фонд та архівні установи.
- Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації джерела комплектування відділу та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них державному архіву області.
- Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам і організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, з науково-технічного опрацювання документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства, підви- щення кваліфікації працівників архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ та організацій.
- Передає за згодою державного архіву області у визначені ним терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.
- Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.
- Інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.
- Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам - довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації.
- Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
т.34-55-75.
